Servicio de administración de fincas en Madrid
Qué hacemos
A través de los diferentes apartados, detallamos nuestras funciones, que son las previstas en la Ley de Propiedad Horizontal, y cuyo detalle es el siguiente:
a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
b) Preparar con la debida antelación y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
e) Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
Revisión de la documentación de la comunidad
Cuando se confía en nosotros la Administración de una Comunidad de Propietarios, realizamos una revisión de la documentación recibida para comprobar que es correcta y en caso de detectar alguna anomalía, procedemos a informar a su Junta de Gobierno. Entre esta documentación podemos citar Licencia Municipal de los distintos servicios e instalaciones, contratos, alta empresa en Mutua de Accidentes, contratos de mantenimiento, seguros, etc.
Se hace especial mención de que esta documentación debe estar custodiada por parte de la Secretaría-Administración, pero es documentación de la Comunidad y estará a disposición y consulta por parte de los propietarios que así lo deseen.
Con base en las inspecciones obligatorias en cada momento y para un correcto mantenimiento y estado de conservación de la finca, hacemos las propuestas que se estimen necesarias en cuanto a obras de adecuación y mantenimiento. Para ello, se solicitan los oportunos presupuestos para su estudio y aprobación por la Junta de Propietarios o por quienes esta faculte.
Tesorería
Esta labor se centra en cuatro apartados básicos:
Emisión de recibos de provisión de fondos con la periodicidad que se establezca por la Junta de Propietarios.
Seguimiento, con la redacción de los comunicados que se estimen precisos, de reclamación a propietarios que tengan recibos pendientes de pago con la Comunidad y se estimen como morosos para que, una vez finalizado el plazo, indiquen los estatutos o los acuerdos comunitarios, para proceder a la reclamación por vía judicial, previa la contratación de procurador y letrado por parte de la Comunidad.
Atención a los gastos de la comunidad mediante la domiciliación bancaria, cuando así se establezca, o cheque nominativo contra la cuenta de la comunidad.
Confección anual de la oportuna liquidación con detalle de ingresos y gastos por piso, así como un informe con todos los gastos que se han producido durante el ejercicio. Igualmente, se confeccionará el correspondiente presupuesto de ingresos y gastos para el siguiente ejercicio contable.
Servicios e instalaciones
En permanente contacto con las diferentes empresas mantenedoras, se supervisa el buen funcionamiento de todos los servicios e instalaciones y, ante cualquier problema, se habilitan los mecanismos necesarios (partes a compañías de seguros, solicitud de presupuestos, etc.), para solventarlos a la mayor brevedad, y que el servicio, en su caso, se reestablezca cuanto antes con el fin de que se causen las menores molestias posibles a los propietarios.
Personal
Siguiendo el modus operandi que tenga acordada cada comunidad, se organiza el personal que se tenga contratado y se realiza el oportuno control de tareas.Se comunican las instrucciones que acuerde la Junta de Propietarios al citado personal para optimizar su rendimiento y que los propietarios dispongan del mejor servicio posible. Se realiza la gestión laboral del personal contratado en cuanto a documentación con la Seguridad Social en toda su extensión: contratos de trabajo, liquidaciones, confección de nóminas, boletines de cotización, I.R.P.F.
Gestión organismos oficiales
Eceiza realizará cualquier gestión necesaria ante organismos oficiales, Ayuntamientos, Juntas Municipales de Distrito, Gerencia de Urbanismo, Organismos Autónomos, etc.
Se tramitarán las gestiones necesarias para la adecuación de la Comunidad de Propietarios a las obligaciones fiscales, laborales, administrativas que puedan surgir (LOPD, PRL, modelo 347, certificados digitales, etc.). Para ello, se contratarán los servicios con las empresas correspondientes en cada sector y los gastos que supongan tendrán que ser aprobados previamente por la Junta de Gobierno.
Trabajo de secretaría
Se realiza la convocatoria de Juntas Ordinarias y Extraordinarias, su formalización y posterior confección de las actas correspondientes. Se incluye una Junta Extraordinaria al año, si es preciso.
Se designa el despacho de la Administración como receptora de la correspondencia que pueda llegar a la comunidad, para centralizar el servicio y evitar pérdidas o extravíos de documentación importante que pueda llegar. Se confeccionan y redactan circulares, avisos, etc., que sean precisos para que toda la información llegue con la mayor celeridad a todos y cada uno de los propietarios, bien en el domicilio de la finca, en el que tengan designado para ello, o bien, preferiblemente, mediante correo electrónico, por resultar el medio más ágil y menos contaminante.
Horario de oficina (atención al cliente)
Nuestro horario de atención al público es de lunes a viernes durante los 12 meses del año, estipulado de la siguiente manera:
Atención presencial, lunes a viernes, de 9:30 h a 14:00 h.
Fuera de este horario, disponemos de distintas formas de comunicación para urgencias.
Para urgencias fuera de este horario y durante las dos semanas citadas del mes de agosto, disponemos de un teléfono, cuyo número se facilitará al presidente para causas excepcionales.
¡Localícenos! En Eceiza contamos con expertos en el servicio de administración de fincas.
Llámanos: 914738593